IR35 : comment savoir si votre société parapluie est conforme

Trouver des compétences en matière de STEM est une priorité absolue pour de nombreuses entreprises pionnières. Selon notre dernier rapport d’analyses, 70 % des clients veulent des candidats spécialisés, 45 % recherchent des personnes plus adaptables et 58 % veulent pourvoir les postes rapidement.

Cette demande de solutions en recrutement est appelée à se poursuivre et offre à la main-d’œuvre flexible la possibilité de créer de nouvelles opportunités. Il existe plusieurs façons de travailler avec ces clients, mais les plus courantes consistent à utiliser une société à responsabilité limitée ou une société parapluie.

Avec la réforme des règles de traitement de la paie pour les travailleurs indépendants, on prévoit une augmentation du nombre de sous-traitants qui cherchent à utiliser une société parapluie. Dans certains cas, les recruteurs finaux auront décidé qu’il s’agit d’un moyen d’atténuer les risques. Dans d’autres cas, lorsqu’un client décide que les nouvelles règles de traitement de la paie pour les travailleurs indépendants s’appliqueront à la mission, cela pourrait être le meilleur choix pour le collaborateur, en veillant à ce qu’il soit traité comme s’il était employé par la société parapluie et à ce qu’il bénéficie des avantages qu’elle offre. Cela permet également au sous-traitant de conserver une certaine flexibilité pour passer d’une mission à l’autre pour différentes agences et clients finaux dans le cadre d’un contrat d’emploi global.

« Avec la réforme des règles de traitement de la paie pour les travailleurs indépendants, on prévoit une augmentation du nombre de sous-traitants qui cherchent à utiliser une société parapluie. » 

Il y a de nombreuses raisons de fournir des services par le biais d’une société parapluie et il existe de très bons exemples de sociétés parapluie sur le marché. Malheureusement, comme nous l’avons vu en 2017 lorsque les mêmes règles de traitement de la paie pour les travailleurs indépendants ont été appliquées au secteur public, beaucoup de sociétés non conformes se sont formées sous le couvert d’une société parapluie. Avec la réforme du secteur privé qui se profile à l’horizon, il semble que ce soit le bon moment pour parler de ce en quoi consiste une société parapluie, comment en repérer une bonne et comment éviter de tomber dans le piège d’un fournisseur non conforme. Pour ce faire, il est préférable de commencer par les bases.

En quoi consiste une société parapluie ?

Une société parapluie est un employeur qui emploie à la fois des sous-traitants et des professionnels indépendants. Ces professionnels effectuent généralement plusieurs missions, soit par l’intermédiaire d’agences de recrutement, soit directement avec les recruteurs finaux. Dans une chaîne d’approvisionnement standard, la société parapluie conclut un contrat de travail avec la personne, puis un contrat de services avec la société de recrutement.

Comment est calculée la rémunération de la société parapluie ?

Si nous reprenons l’exemple ci-dessus d’une chaîne d’approvisionnement standard, l’agence de recrutement conviendra d’un taux de mission avec la société parapluie via son contrat de services.

Comme tout employeur traditionnel, la société parapluie a des coûts à couvrir. Il s’agit notamment de l’assurance maladie de l’employeur, des congés payés, de la taxe d’apprentissage et des cotisations de retraite. La société parapluie prélève également une petite marge pour les services qu’elle fournit. Il est important de noter que le taux de prélèvement à la source est le taux qui doit être discuté avec la personne employée, tous les coûts supplémentaires seront ajoutés en plus de ce taux.
Comme pour tout employé standard, des déductions légales seront prélevées sur ce taux de rémunération en fonction de la tranche d’imposition.

Taux de mission et taux de prélèvement à la source

Une préoccupation ou une idée fausse courante sur le marché est que l’assurance maladie de l’employeur est déduite du salaire des travailleurs. Cette déduction n’est pas prélevée sur la rémunération brute du travailleur ; elle est déduite du taux de mission payé à la société parapluie par l’agence de recrutement ou le client final.

Comment le document d’informations clés peut vous aider

En 2020, le document d’informations clés (KID, Key Information Document) a été introduit. Cela impose une obligation légale à l’agence intervenant dans la chaîne d’approvisionnement de fournir une ventilation du taux qui sera payé à la société parapluie, le « taux de mission » qui fera l’objet de déductions, un exemple du taux de prélèvement à la source et ensuite les déductions légales probables.

Outre le KID, les sociétés parapluie fournissent ensuite une illustration au travailleur, avec une ventilation complète des coûts et des calculs à des fins de clarté.

Chez SThree, nous avons commencé à fournir des documents d’informations clés avant que cela ne soit exigé par la loi et nous avons mis en place un processus très clair, par exemple des documents d’informations clés sur les sites Web de nos marques et remis à chaque travailleur, comme il se doit. Cela donne les éclaircissements nécessaires à tous les travailleurs qui s’engagent avec nous, ou avec nos sociétés parapluies, qui composent notre liste de fournisseurs agréés (ASL, Approved Supplier List).

Y a-t-il d’autres avantages à utiliser une société parapluie conforme ?

Les sociétés parapluies conformes offrent tous les éléments statutaires que tout employeur doit fournir, les droits du travail, les congés de maladie, la retraite, les congés payés et les indemnités de maternité, etc. En outre, la plupart d’entre elles proposent également des avantages supplémentaires, des systèmes de réduction, des rendez-vous numériques chez le médecin généraliste, etc.

L’un des principaux avantages du recours à une société parapluie lorsque vous passez d’une mission à une autre ou d’un client final à un autre est la continuité de l’emploi auprès d’un seul et même employeur. Cela peut être particulièrement utile pour constituer un historique en matière de postes et soutenir les demandes de prêts hypothécaires, etc.

Vue d’ensemble des fournisseurs conformes

Une société parapluie conforme est un excellent moyen pour un travailleur de fournir des services à plusieurs clients finaux ou agences, de constituer un historique en matière de postes, d’obtenir tous les droits légaux en matière d’emploi ainsi que des avantages supplémentaires.

Fournisseurs non conformes

Vous devriez maintenant avoir une vue d’ensemble de ce en quoi consiste une société parapluie, de son fonctionnement, du calcul de la rémunération et des avantages à travailler avec une société conforme. Malheureusement, elles ne sont pas toutes comme cela.
Il y a toujours eu des fournisseurs de services de paie non conformes sur le marché. Les changements dans la législation créent souvent une opportunité pour les entreprises non conformes d’en profiter. C’est exactement ce qui s’est passé en 2017 lors de la mise en œuvre de la réforme des règles de traitement de la paie pour les travailleurs indépendants dans le secteur public.

Les sous-traitants qui avaient toujours eu recours à une société à responsabilité limitée ont parfois été contraints de passer à une société parapluie. Malheureusement, de nombreuses sociétés ont été créées et ont commencé à proposer des programmes non conformes pour attirer une nouvelle clientèle. Ces régimes commencent généralement par offrir des niveaux illégaux de salaire net, par exemple, certains prestataires offraient plus de 80 % de salaire net. Ils y sont parvenus par le biais d’un certain nombre de dispositifs, le plus souvent connus sous le nom de « systèmes de prêts ».

Dans le cadre d’un système de prêt traditionnel, l’entreprise établit un contrat de travail avec le travailleur, puis lui prête l’argent sous la forme d’un « prêt non imposable », sans intention de le rembourser. Cette pratique supprime les cotisations d’assurance nationale de l’employé(e) ou de l’employeur qui doivent être versées sur le montant du prêt. Dans ce cas, le fournisseur gagne de l’argent en prélevant un pourcentage sur le prêt.

Les sous-traitants qui tombent dans le piège d’un tel montage verront probablement le HMRC frapper à leur porte à un moment donné, et cela s’est déjà produit dans plusieurs cas. Ces fournisseurs, s’ils sont découverts ou font l’objet d’une enquête, ont tendance à « mettre la clé sous la porte », en emportant avec eux les fonds dus au sous-traitant, ce qui signifie que le HMRC cherchera à récupérer les taxes impayées auprès du sous-traitant.

« Les changements dans la législation créent souvent une opportunité pour les entreprises non conformes d’en profiter. » Charlie Cox, directeur commercial

Un risque pour l’agence ?

Oui. Les directeurs de l’agence peuvent être poursuivis en vertu de la Loi de finances criminelles de 2017 dès lors qu’ils ont été impliqués dans une chaîne d’approvisionnement contenant des prestataires non conformes opérant de la manière décrite ci-dessus. C’est la raison pour laquelle de nombreuses agences disposent d’une liste de fournisseurs agréés (ASL) des sociétés parapluies avec lesquelles elles font affaire, afin de garantir une chaîne d’approvisionnement conforme et sûre.

Si le marché n’est pas réglementé, comment un travailleur ou une agence peut-il/elle trouver un fournisseur conforme ?

Il existe un organisme appelé « Freelancer and Contractor Services Association » (FCSA). Il s’agit du principal organisme d’adhésion du Royaume-Uni qui se consacre à l’amélioration des normes et à la promotion de la conformité de la chaîne d’approvisionnement sur le marché du travail temporaire.

L’accréditation FCSA est reconnue comme la norme de référence du secteur en matière de conformité. Les membres accrédités sont en mesure de démontrer le plus haut niveau de conformité dans le secteur des services professionnels en matière d’emploi. Non seulement ils sont tenus d’adhérer à la charte de la FCSA, mais ils sont également testés afin de vérifier leur conformité aux normes de la FCSA. Les membres accrédités ont fait l’objet d’un audit indépendant réalisé par d’éminents professionnels de la comptabilité et du droit afin de confirmer qu’ils respectent les Codes de conduite rigoureux de la FCSA. Ce test rigoureux de leurs opérations commerciales est un facteur de différenciation commerciale clair pour les sociétés parapluies, les comptables sous contrat et les prestataires de la paye CIS, et cela minimise le risque.

La FCSA a également élaboré récemment d’excellents guides que vous pouvez consulter ici (en anglais) :

• Un guide des sociétés parapluies conformes
• Un guide sur la façon de déceler les sociétés parapluies non conformes

Phil Pluck, directeur général de la FCSA, a déclaré : « Choisir des chaînes d’approvisionnement conformes est vital pour protéger les intérêts des sous-traitants et malheureusement, à mesure que le secteur se développe, de plus en plus de sociétés parapluies non conformes apparaissent, dont le seul intérêt est d’exploiter à la fois le sous-traitant et les chaînes d’approvisionnement. Les agences réputées et conformes, à l’instar de SThree, travaillent uniquement avec des éléments de la chaîne d’approvisionnement qui répondent aux normes de conformité les plus strictes, d’où leur choix d’avoir recours à des partenaires FCSA.

En tant que sous-traitant, les revenus doivent être protégés et administrés de manière totalement conforme. Avant de faire votre choix, demandez à des agences telles que SThree et à des sociétés de la FCSA les mesures de diligence raisonnable elles prennent pour vous protéger, vous et vos revenus, et nul doute que la réponse vous donnera l’assurance dont vous avez besoin. »

Dernières réflexions

Chez SThree, nous prenons la conformité très au sérieux et nous mesurons notre succès dans ce domaine en allant au-delà de ce qui est attendu, notamment en ayant des années d’avance sur les exigences législatives.

La conformité en matière de dotation en personnel est un pilier essentiel de l’entreprise et nous exploitons depuis de nombreuses années une chaîne d’approvisionnement approuvée par une société parapluie, composée uniquement de membres accrédités par la FCSA. Chez SThree et au sein de toute notre famille de marques, nous gérons une petite ASL composée de quelques membres. Cela nous permet de donner aux sous-traitants un choix de sociétés parapluies avec lesquelles travailler, en sachant qu’elles sont conformes. Cela protège le travailleur, nos clients finaux et toute autre personne dans la chaîne d’approvisionnement. Nous procédons à un examen de l’ASL tous les deux ans en ayant recours à un processus d’appel d’offres rigoureux.

Si vous souhaitez obtenir de l’aide ou un soutien à ce sujet, n’hésitez pas à nous contacter et nous nous ferons un plaisir d'en discuter.