Top 3 Compliance-Regeln im Umgang mit Selbständigen

Als Experte auf dem Gebiet der Personalberatung, können wir bei SThree auf über 15 Jahre Erfahrung zurückgreifen. Dieses Wissen erlaubt es uns, das Risiko einer Scheinselbstständigkeit beim Einsatz von selbstständigen Wissensarbeitern gezielt zu minimieren. Ein wichtiger Baustein für die Reduzierung des Risikos ist, unsere Kunden in diesem Bereich darauf hinzuweisen.

Dieses Wissen möchten wir gerne mit Ihnen teilen. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Punkte aus der Praxis für den Einsatz von selbstständigen Wissensarbeitern ein. Bitte berücksichtigen Sie, dass der Gesamtüberblick für die Einordnung als selbständige oder weisungsabhängige Tätigkeit entscheidend ist. Je nach Art der Tätigkeit können Umstände anders gewichtet und gewertet werden.

Was bedeutet eigentlich Compliance?

Compliance bedeutet Regeltreue. Dabei geht es um die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Diese Regeln sind für die Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Um die Compliance Richtlinien in Unternehmen einhalten zu können ist ein funktionierendes Compliance Management System wichtig.

1. Compliance Regel: Selbstständige unterliegen keinen arbeitsrechtlichen Weisungen

Eine selbständige Tätigkeit liegt vor, wenn der eingesetzte Subunternehmer keinen arbeitsrechtlichen Weisungen folgen muss. Er kann frei über die Zeiteinteilung, den Ort der Leistung sowie die Art und Weise der Leistungserbringung entscheiden. Arbeitsrechtliche Weisungen sind unzulässig. Doch was bedeutet das konkret?

a. Freie Zeiteinteilung

Der Subunternehmer entscheidet selbst über seine Zeiteinteilung. Insofern bedarf z.B. sein Urlaub keiner Erlaubnis. Er ist nicht verpflichtet, im Krankheitsfalle ein Attest vorzulegen. 

Das Arbeitszeitgesetz (z.B. Pausenzeiten, Wochenarbeitszeit) findet keine Anwendung. Die Sorge von Kunden könne durch die freie Zeiteinteilung des Subunternehmers gefährdet werden, ist unbegründet.

Projektvorgaben, die der Sicherstellung Projektfortschritts dienen, sind jederzeit möglich. Bestenfalls werden diese Projektvorgaben vor Beginn im Vertrag niedergelegt.

b. Freie Wahl des Leistungsortes

Grundsätzlich kann der Selbstständige den Ort der Leistungserbringung frei wählen. Insofern der Arbeitsort nicht zwingend festgelegt ist, wie beispielsweise bei einer Baustelle. 

c. Art und Weise der Leistung

Entscheidend ist, dass die einzelnen Aufgaben im Wesentlichen weisungsfrei und selbstbestimmt durchgeführt werden können.

Der Kunde hat immer die Möglichkeit, die grundlegenden Bedingungen für das Projekt vorzugeben.

Praxisbeispiele für „weisungsfreie Tätigkeit“

• Keine einseitige Bestimmung der Arbeitszeiten, Angabe eines max. Stundenvolumens ist jederzeit möglich
• Keine verpflichtende Teilnahme an Meetings. Soweit diese nicht dem Projektfortschritt dienen, sondern nur Besprechung von internen Mitarbeiter Belangen/ interne Verteilung von Aufgaben beinhalten
• Keine Ortsbindung, wenn die Leistung an sich nicht ortsgebunden ist und keine sachtechnischen Gründe vorliegen
• Keine einseitige Zuweisung der Aufgaben
• Keine Vereinbarung einer detaillierten Berichtspflicht

2. Compliance Regel: Vertrag vs. tatsächliche Durchführung der Leistung

Die tatsächliche Durchführung der Leistung ist entscheidend! Der beste Vertrag kann das Risiko der Scheinselbstständigkeit nicht ausschließen..

Der Vertrag bleibt jedoch stets der erste Anknüpfungspunkt. Es ist der Nachweis darüber, dass die Vertragsparteien den eindeutigen Willen haben, Selbstständige für die Leistungserbringung einzusetzen. Und gerade keine Arbeitnehmerüberlassung vereinbaren wollen.

Das weisungsfreie Arbeiten des Subunternehmers ist nur einwandfrei möglich, wenn klare Einigungen über den Inhalt der zu erbringenden Leistungen bestehen.

Handlungsempfehlungen:

• Weisungsfreiheit bei der tatsächlichen Durchführung der Leistung
• Regelmäßige und fortwährende Überprüfung der Weisungsfreiheit im Projekt, insbesondere bei Änderung der Aufgaben
• Informieren der Fachabteilungen für dieses Thema
• Klare vertragliche Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung
• Projekt- und Leistungsbeschreibung bereits als Teil des Vertrages regeln und diese nach Vereinbarung und Bedarf jederzeit ergänzen
• Keine Verantwortung von Mitarbeitenden inkl. eines Direktionsrechts des Subunternehmers gegenüber Beschäftigten des Kunden

3. Compliance Regel: Keine Eingliederung in die betriebliche Organisation

Der eingesetzte Subunternehmer darf nicht in die interne Organisation des Kunden eingebunden werden.

Wichtig ist, dass die externe Stellung des Subunternehmers sowohl intern, als auch nach außen deutlich erkennbar ist.

Praxisbeispiele:

• Kennzeichnung des Subunternehmers als Externer in E-Mails, Telefonlisten (wenn notwendig), Signaturen
• Keine Vergünstigungen, z.B. Parkplatz, Kantine, Firmenwagen, Betriebsfeier
• Keine Überlassung von Corporate Identity Kleidung
• kundeneigene Soft- und Hardware sowie Arbeitsmittel sollten nur zur Verfügung gestellt werden aus sicherheitstechnischen Gründen oder aufgrund personenbezogener Daten 
• Keine Teilnahme des Subunternehmers an betrieblichen Versammlungen o.ä.

Wir unterstützen Sie gerne bei weiteren Fragen und Anliegen zu diesem wichtigen Thema. Kontaktieren Sie uns gerne!

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