Remote Management: Teams virtuell führen

Das Führen eines Teams ist eine Herausforderung an sich. Wenn man im Büro ist, hat man die Möglichkeit, Präsenz zu zeigen. Aber durch das vor Ort sein, bekommt man auch ein Gefühl für Durch die virtuelle Zusammenarbeit, entfällt jedoch die menschliche Interaktion und der persönliche Kontakt. Dadurch kann es zu fehlenden Informationen kommen, die zu Missverständnissen führen können. 

Austausch sicherstellen: Technik und technologische Umsetzung, die funktioniert

Die Grundvoraussetzung für das erfolgreiche virtuelle Führen von einem Team ist die technische Ausstattung. Bei technischen Problemen kann die Arbeit in virtuellen Teams nicht gut stattfinden.

Kümmern Sie sich deshalb um eine IT-Infrastruktur für Ihr Team, die funktioniert. Einige Programme und digitale Medien unterstützen Sie außerdem, effektiv miteinander zu kommunizieren.  

Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool. Es eignet sich gut dafür, miteinander in Kontakt zu bleiben, Videochats zu planen und Dateien zu teilen. Skype ist wahrscheinlich eine der bekannteren Softwares, die bei der Remote-Arbeit eine große Hilfe ist. 

Die Planung von Skype-Anrufen kann Ihnen bei einer Vielzahl von geschäftlichen Hürden helfen. Zum Beispiel bei der Kontaktpflege mit Ihren Mitarbeitenden oder Teams. Oder auch bei der Planung von Job Interviews für neue Mitarbeitende. 

Es gibt auch andere Anwendungen und Programme, die wir bei SThree nutzen. Yammer ist beispielsweise ein Tool, das das Engagement und Inklusivität fördert. Slack ist ähnlich wie Yammer mit einem Instant-Messaging-Gefühl. Und Trello ist ein Tool, das Ihre Projekte in Boards organisiert. 

Eines oder alle diese Tools könnten auch für Ihr Unternehmen für virtuelle Teamarbeit von Vorteil sein. Es lohnt sich also, sie auszuprobieren.

Legen Sie außerdem fest, wofür welches Tool genutzt wird. Teams eignet sich beispielsweise optimal, um die täglichen Check-In Calls und Meetings abzuhalten. Yammer hingegen, sollten Sie eher dafür nutzen, um aktuelle Erfolge oder Umfragen zu teilen.

Soziale Kontakte aufrechterhalten: Raum für informellen Austausch

Im Homeoffice fehlt der Plausch an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Feierabendbier durch die räumliche Distanz. Deshalb ist es wichtig, sich auch virtuell Zeit dafür zu nehmen, sich regelmäßig zu „treffen“. 

So ergibt sich die Gelegenheit auch über arbeitsferne Themen mit den Kollegen zu sprechen. Ein persönliches Interesse an den Team-Mitgliedern wird sicherlich Ihre Beziehung zu ihnen verbessern. Das wiederum trägt zu einer gesünderen Arbeitsbeziehung bei. 

Die Mitarbeiter:innen werden sich eher an Sie wenden, wenn sie vor Problemen oder Hürden stehen. So werden Sie als eine leichter zugängliche Führungskraft angesehen.

Planen Sie deshalb bei Ihren täglichen virtuellen Meetings ein paar Minuten für Smalltalk ein. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter wie das Wochenende war, was es zum Mittagessen gibt, usw.

Alle Themen, die vor einem normalen Meeting angesprochen werden, können auch bei virtuellen Meetings besprochen werden. Eine virtuelle Kaffeepause oder die Erstellung einer Team-Spotify-Wiedergabeliste sind Möglichkeiten, Pause einzubauen.

Struktur gewährleisten: Klare Ziele, Regeln und Vertrauen

Klare Ziele und Regeln sind bei der Führung virtueller Teams unumgänglich. Absprachen, Termine und Deadlines müssen unbedingt eingehalten werden, da der persönliche Austausch im Büro wegfällt. Außerdem ist es wichtig, Richtlinien zu treffen, wie der Fortschritt von Projekten gemessen werden soll. Aber auch welches Teammitglied wofür verantwortlich ist. 

Jeder sollte wissen, wann und wie er die anderen erreichen kann. Auch Sie sollten Ihre Erwartungen klar kommunizieren. Ist es Ihnen wichtig, dass Ihre Mitarbeiter beispielsweise täglich von 9 bis 17 Uhr am Schreibtisch sind? Oder führen Sie flexiblere Arbeitszeiten ein? 

Um die Aufgaben im gesamten Team zu strukturieren, sollten tägliche oder wöchentliche Termine vereinbart werden.

Neben den Regeln und Zielen ist es allerdings auch wichtig, seinen Mitarbeitern Vertrauen zu schenken.

Wenn die Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, müssen sie selbstständig handeln. Denn anders als im Büro sitzt der Chef oder die Chefin nicht direkt nebenan. Wenn Sie sich nun ständig fragen, ob Ihre Mitarbeiter auch wirklich arbeiten, kommen Sie selbst nicht zum Arbeiten.

Auch Lob darf über die Distanz nicht zu kurz kommen. Achten Sie darauf, dass Sie auch über virtuelle Meetings Ihren Teammitgliedern positives Feedback aussprechen.

Unstimmigkeiten erkennen: Konflikte erfolgreich lösen 

Entstehende Konflikte lassen sich in virtuell arbeitenden Teams schwer erkennen und sind nicht so leicht zu lösen. Denn bei der Online-Kommunikation gehen einige sprachliche Nuancen verloren. Um Konflikte frühzeitig zu erkennen, ist es sinnvoll, regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden zu führen. So können Sie Ihr Team gut im Blick haben.

Erfahren Sie hier, worauf es beim Führen von Mitarbeitergesprächen ankommt.

Achten Sie auch auf Ihr Bauchgefühl. Kommunizieren Sie deutlich, dass Ihr Team bei eventuellen Unstimmigkeiten auf Sie zukommen kann. 

Es ist wichtig, dass eine Kultur der Offenheit, des konstruktiven Feedbacks sowie Respekts besteht. Wenn Konflikte zwischen Mitarbeitenden auftreten, sollten Sie frühzeitig nach einem passenden Medium suchen, um Spannungen aufzulösen. Vereinbaren Sie bestenfalls ein Video-Gespräch und lassen Sie jeden Mitarbeiter seinen Standpunkt erklären. Agieren Sie als Moderator und suchen gemeinsam nach einer Lösung, die für jeden passt.

Sie wollen als Team erfolgreich sein? Wir zeigen Ihnen 7 Merkmale erfolgreicher Teams.

Zu guter Letzt: Achten Sie auf die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter

Das Arbeiten im Homeoffice kann sehr stressig sein, insbesondere wenn man nicht daran gewöhnt ist. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, sich um Ihre Mitarbeitenden zu kümmern. Erkundigen Sie sich, wie sie sich geistig und körperlich fühlen. 

Geben Sie Ratschläge, wie sie Ihre mentale Gesundheit verbessern können. Sie können hierzu z.B ein virtuelles Training für das ganze Team organisieren. Oder Rezepte, Playlists und Workouts untereinander teilen. 

Innerhalb von SThree wurde eine Microsoft Teams-Gruppe ins Leben gerufen. Hier können Kollegen und Kolleginnen ihre Tipps und Tricks teilen. Themen hierbei sind Fitness, mentale Gesundheit, Ernährung und Podcasts & Playlists.

Die Wichtigkeit dieser Themen immer wieder zu betonen, ist für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.