Remote Management: Teams virtuell führen in Zeiten von Corona

Das Führen eines Teams ist eine Herausforderung an sich. Wenn man sich in der Büroumgebung aufhält, hat man allerdings in der Regel die Möglichkeit, Präsenz zu zeigen und auch ein Gefühl für das Team und seine Bedürfnisse zu bekommen.  

Wenn man jedoch virtuell arbeitet, entfällt die menschliche Interaktion und der persönliche Kontakt, wodurch Kommunikationslücken entstehen, die leicht zu Missverständnissen führen können. 

Kommunikation sicherstellen: Funktionierende Technik und technologische Umsetzung

Die Grundvoraussetzung für das erfolgreiche virtuelle Führen von einem Team ist die technische Ausstattung. Wenn bei jedem virtuellen Meeting der Ton abbricht oder bei einem Datei-Upload sich das Browserfenster schließt, kann niemand gut arbeiten.

Kümmern Sie sich deshalb um eine funktionierende Technik-Ausstattung für Ihr Team. Einige Programme und Anwendungen unterstützen Sie außerdem, effektiv miteinander zu kommunizieren.  

Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool, das wir bei SThree dafür nutzen, um miteinander in Kontakt zu bleiben, Videochats zu planen und Dateien zu teilen. Skype ist wahrscheinlich eine der bekannteren Softwares, die bei der Remote-Arbeit eine große Hilfe ist. Die Planung von Skype-Anrufen kann Ihnen bei einer Vielzahl von geschäftlichen Herausforderungen helfen, z. B. bei der Kontaktpflege mit Ihren Mitarbeitern oder Teams oder bei der Planung von Vorstellungsgesprächen für neue Mitarbeiter. Es gibt auch andere Anwendungen und Programme, die wir bei SThree nutzen. Yammer ist beispielsweise ein Kollaborationswerkzeug, das das Engagement und Inklusivität fördert. Slack ist ähnlich wie Yammer mit einem Instant-Messaging-Gefühl und Trello ist ein Kollaborationswerkzeug, das Ihre Projekte in Boards organisiert. Eines oder alle diese Tools könnten auch für Ihr Unternehmen von Vorteil sein. Es lohnt sich also, sie auszuprobieren.

Legen Sie außerdem fest, wofür welches Tool genutzt wird. Teams eignet sich beispielsweise optimal, um die täglichen Check-In Calls und Meetings abzuhalten. Yammer hingegen, sollten Sie eher dafür nutzen, um aktuelle Erfolge oder Umfragen zu teilen.

Soziale Kontakte aufrechterhalten: Raum für informellen Austausch

Im Homeoffice fehlt der Plausch an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Feierabendbier. Deshalb ist es wichtig, sich auch virtuell Zeit dafür zu nehmen, sich regelmäßig zu „treffen“ und auch über nicht geschäftsbezogene Themen mit den Kollegen zu sprechen. Ein persönliches Interesse an den Mitarbeitern wird sicherlich Ihre Beziehung zu ihnen verbessern und somit zu einer gesünderen Arbeitsbeziehung beitragen. 

Die Mitarbeiter werden sich eher an Sie wenden, wenn sie vor Problemen oder Herausforderungen stehen und Sie werden als eine leichter zugängliche Führungspersönlichkeit angesehen.

Planen Sie deshalb bei Ihren täglichen virtuellen Meetings ein paar Minuten für Smalltalk ein. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter wie das Wochenende war, was es zum Mittagessen gibt, usw.

Alle Themen, die vor einem normalen Meeting angesprochen werden, können auch bei virtuellen Meetings besprochen werden. Andere Ideen, um eine Pause während des Arbeitstages zu schaffen, könnten eine virtuelle Kaffeepause oder die Erstellung einer Team-Spotify-Wiedergabeliste sein.

Struktur gewährleisten: Klare Ziele, Regeln und Vertrauen

Klare Ziele und Regeln sind beim Führen eines virtuellen Teams unumgänglich. Dadurch, dass man einige Themen nicht über den Schreibtisch hinweg besprechen kann, müssen Absprachen, Termine und Deadlines unbedingt eingehalten werden. Außerdem ist es wichtig, Richtlinien zu treffen, wie der Fortschritt von Projekten gemessen werden soll und welches Teammitglied wofür verantwortlich ist. Jeder sollte wissen, wann und wie er die anderen erreichen kann. Auch Sie sollten Ihre Erwartungen klar kommunizieren: Ist es Ihnen wichtig, dass Ihre Mitarbeiter beispielsweise täglich von 9 bis 17 Uhr am Schreibtisch sind oder führen Sie flexiblere Arbeitszeiten ein? 

Um die Aufgaben im Team zu strukturieren, sollten tägliche oder wöchentliche Termine vereinbart werden.

Neben den Regeln und Zielen ist es allerdings auch wichtig, seinen Mitarbeitern Vertrauen zu schenken.

Wenn die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, müssen sie eigenverantwortlicher handeln, als wenn Sie den Chef direkt neben sich im Büro sitzen haben. Wenn Sie sich nun ständig fragen, ob Ihre Mitarbeiter auch wirklich arbeiten, kommen Sie selbst nicht zum Arbeiten.

Auch Lob darf über die Distanz nicht zu kurz kommen. Achten Sie darauf, dass Sie auch über virtuelle Meetings Ihren Teammitgliedern positives Feedback aussprechen.

Unstimmigkeiten erkennen: Konflikte erfolgreich lösen 

Entstehende Konflikte lassen sich in virtuell arbeitenden Teams schwer erkennen und sind nicht so leicht zu lösen, da bei der Online-Kommunikation einige sprachliche Nuancen verloren gehen. Um Konflikte frühzeitig zu erkennen, ist es sinnvoll, regelmäßige Mitarbeitergespräche zu führen und Ihr Team gut im Blick zu haben.

Achten Sie auch auf Ihr Bauchgefühl und kommunizieren Sie deutlich, dass Ihr Team bei eventuellen Unstimmigkeiten auf Sie zukommen kann. 

Es ist wichtig, dass eine Kultur der Offenheit, des konstruktiven Feedbacks sowie Respekts besteht. Treten dann Konflikte zwischen zwei oder mehreren Mitarbeitern auf, sollten Sie frühzeitig nach einem passenden Medium suchen, um die Spannungen aufzulösen. Vereinbaren Sie bestenfalls ein Video-Gespräch und lassen Sie jeden Mitarbeiter seinen Standpunkt erklären. Agieren Sie als Moderator und suchen gemeinsam nach einer Lösung, die für jeden passt.

Zu guter Letzt: Achten Sie auf die Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter

Das Arbeiten im Homeoffice kann sehr stressig sein, insbesondere wenn man nicht daran gewöhnt ist. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, sich bei Ihren Mitarbeitern zu erkundigen, wie sie sich geistig und körperlich fühlen und Ihnen Ratschläge zu geben, wie Sie Ihre mentale Gesundheit verbessern können. Sie könnten hierzu beispielsweise ein virtuelles Training für das ganze Team organisieren oder Rezepte, Playlists und Workouts untereinander teilen. 

Innerhalb von SThree wurde eine mitarbeiter übergreifende Microsoft Teams-Gruppe ins Leben gerufen, in welcher die Kollegen ihre Tipps und Tricks in Bezug auf die Themen Fitness, mentale Gesundheit, Ernährung und Podcasts & Playlists untereinander teilen können.

Die Wichtigkeit dieser Themen immer wieder zu betonen, ist für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.