Zeitmanagement: So strukturieren Sie Ihren (Arbeits-)Tag

Kennen auch Sie den typischen Arbeitstag vieler Beschäftigten? Auf der Liste, imaginär, digital oder auf Papier, stehen alle Aufgaben, die Sie erledigen wollen. Doch letztlich schieben Sie diese immer wieder weiter. In der Folge sind Sie unzufrieden, gestresst und weniger motiviert. Dabei lässt sich mit ein wenig Zeitmanagement und Struktur sehr einfach Abhilfe schaffen. 

Warum eine Tagesstruktur sinnvoll ist

Jeder Tag hat immer nur 24 Stunden. Das ist eine Tatsache, an der Sie und niemand etwas ändern kann. Deshalb ist es schon einmal sinnvoll, diese Zeit effektiv zu nutzen. Eine Tagesstruktur liefert die Grundlage dafür.

Warum sie noch sinnvoll ist:

• Sie arbeiten produktiver und erfüllter.
• Sie erreichen Ihre Ziele effizienter.
• Sie können Ihre Freizeit besser genießen.
• Sie senken Ihr Stresslevel.
• Sie betreiben wichtige Selbstfürsorge. 
• Sie behalten die Kontrolle über Ihr Leben und können haben so mehr Freiheit.
• Sie werden zufriedener und damit selbstbestimmter und selbstbewusster.

Ein strukturierter Arbeitstag mit durchdachtem Zeitmanagement hilft Ihnen letztlich dabei, präventiv das viel zitierte Hamsterrad erst gar nicht zu betreten. Struktur im privaten und beruflichen Alltag kann übrigens auch der Psyche Entlastung verleihen. Nicht umsonst ist das Etablieren einer Tagesstruktur mit Routinen wichtig für Menschen, die an Depressionen oder anderen psychischen Erkrankungen leiden.

Wo stehe ich und wo will ich hin?

Wir brauchen alle Motivation, um erfolgreich zu arbeiten. Für manche ist es das monatliche Gehalt, für andere die Aussicht auf eine Beförderung. Wiederum andere motiviert der Ausblick auf den Urlaub oder die Zeit mit der Familie.

Damit Sie Ihren Zielen näher kommen, brauchen Sie Struktur, sollten aber zunächst genau ermitteln, wo Sie stehen und wohin Sie wollen.

Die Beantwortung folgender Checkliste kann Ihnen dabei helfen:

• Wo stehe ich aktuell?
• Was will ich in meinem Beruf erreichen?
• Was will ich in meinem Leben erreichen?
• Welche Ziele habe ich mit meiner Familie/meiner Partnerin/meinem Partner?
• Welche Ziele habe ich für meine Freizeit? (Hobbys etc.)
• Wofür stehe ich ein?
• Wo liegen meine Stärken und wo meine Schwächen?

Zusätzlich können Sie das 10-10-10-Modell anwenden. Sie fragen sich dabei Folgendes:

• Welche Folgen hat meine Entscheidung in 10 Tagen?
• Welche Folgen ergeben sich in 10 Monaten?
• Welche Folgen in 10 Jahren?

Ein Beispiel: Wenn ich jetzt ein Studium neben dem Beruf anfange, werde ich in zehn Tagen noch nicht damit anfangen, in 10 Monaten die ersten Prüfungen absolviert und in 10 Jahren einen besser vergüteten Job haben.

Diese Fragen helfen Ihnen dabei, eine grobe Struktur für Ihre künftigen Handlungen zu schaffen. Für das Zeitmanagement gehen Sie am besten kleinschrittig vor. 

Mit Prioritäten arbeiten

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche Aufgaben Sie in einer Woche erledigen wollen. Danach überlegen Sie, was Sie am Ende eines Tages erreicht haben wollen. Eine mögliche Methode dafür ist die klassische To-Do-Liste. Hierauf werden alle Tasks für die Woche notiert und danach auf die Wochentage verteilt. Es gibt auch passende Apps für To-Do-Listen.

Praktisch ist z.B. Todoist. Dabei handelt es sich um eine digitale To-Do-Liste, die sich in bestehende Kalender integrieren lässt. 

Wer ohnehin schon die Office-Suite von Microsoft im Unternehmen einsetzt, kann Microsoft To Do verwenden. 

Darüber hinaus gibt es viele weitere To-Do-Listen-Tools, die in ihrem Funktionsfumfang ähnlich sind. Die meisten Firmen bieten eine kostenlose Testphase an. Hier empfiehlt es sich, einfach verschiedene Tools auszuprobieren, um das zu nutzen, das am besten zu den eigenen Anforderungen passt.

Nachteil der Methode: Sie müssen sich und Ihre Kapazitäten realistisch einschätzen können. Sonst kann schnell Frust entstehen. 

Vorteil der Methode: Sie lässt sich sehr einfach und schnell umsetzen, kann außerdem schnell angepasst und ergänzt werden.

Um To-Dos zu priorisieren, hilft die sogenannte „Eisenhower-Methode“. Sie geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Mit der sogenannten „Eisenhower-Matrix“ werden Aufgaben anhand von vier Kategorien klassifiziert. Die Matrix teilt sich auf in „wichtig“, „unwichtig“ sowie auf der anderen Achse in „dringend“ und „nicht dringend“. Es wird also lediglich nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden.

Legen Sie dafür für jede Aufgabe ein Koordinatensystem an, das so aussehen kann:

Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind, rücken in der Priorität ganz nach hinten. Eilige, aber unwichtige Aufgaben können an andere übertragen werden. Wichtige, aber nicht eilige Aufgaben sollten Sie sich bereits in Ihren Kalender eintragen. Fangen Sie dann mit den wichtigen und eiligen Aufgaben an.

Sie können die Matrix auch direkt auf neue Aufgaben anwenden. Sie können z.B. verschiedene Ablagefächer, digital oder haptisch, anlegen, in welchen Sie die Aufgaben ablegen.

ALPEN-Methode für die Tagesplanung

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die es ermöglicht, anfallende Aufgaben für einen Tag zu priorisieren. Es bietet sich an, diese Methode immer am Vorabend des nächsten Arbeitstags anzuwenden. 

ALPEN steht für:

• Aufgaben aufschreiben: Schreiben Sie hier alles auf, was am nächsten Tag zu erledigen ist. Das können Meetings, Präsentationen ebenso wie Anrufe sein. Auf die To-Do-Liste können auch Aufgaben vom Vortag kommen, die Sie nicht mehr erledigen konnten.
• Länge schätzen: Schätzen Sie anschließend die Zeit ein, die Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen.
• Pufferzeit einplanen: Planen Sie bis zu 40 Prozent Ihres Arbeitstags mit Pausen ein. So können Sie Ihre Ressourcen zwischendurch wieder aufladen und Sie sind produktiver. Zu den Pausen gehört Kaffeetrinken ebenso wie ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft.
• Entscheidungen treffen: Hier können Sie z.B. das Eisenhower-Prinzip anwenden und Ihre Tagesaufgaben priorisieren. 
• Nachkontrolle: Prüfen Sie am Abend, welche Aufgaben Sie erledigt haben und schieben Sie unerledigte auf den nächsten Tag, sofern diese noch aktuell sind. Streichen Sie die erledigten auf Ihrer Liste ab.

So können Sie Ihren Tag zusätzlich strukturieren

Es gibt neben Zeitmanagement-Methoden noch ganz praktische Tipps, um mehr Struktur in den Tag zu bringen.

• Konsequenzen einplanen: Überlegen Sie immer nach einem „Plan B“, wenn eine Sache nicht zutrifft. Schaffen Sie es z.B. nicht mehr heute noch joggen zu gehen, sollte mindestens an einem anderen Tag wieder Jogging auf dem Plan stehen.

Mit Ihren Projekten können Sie ebenso verfahren. So schaffen Sie sich nicht nur Puffer, sondern reduzieren den Stress, sollte eine Aufgabe nicht fristgemäß erledigt worden sein.

• Bereiten Sie Ihren Tag vor: Um sich den Arbeitsalltag leichter zu machen und Zeitpuffer zu haben, können Sie z.B. Essen fürs Büro bereits am Vortag zubereiten. Und legen Sie sich am besten schon alles zurecht, was Sie am nächsten Tag benötigen. Es kann sich auch lohnen, schon am Vorabend zu bügeln.
• Schaffen Sie Routinen: Routinen helfen uns dabei, Dinge ohne langes Überlegen zu tun. Wenn Sie es z.B. schaffen, als Routine drei Mal wöchentlich Laufen zu gehen, wird es Ihnen immer leichter fallen, diesen Zeitplan einzuhalten. Routinen können Sie auch am Arbeitsplatz einsetzen, indem Sie sich z.B. nur eine bestimmte Zeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails reservieren. Der Vorteil von Routinen: Sie werden mit der Zeit immer schneller darin.
• Planen Sie immer mit Pausen: Ganz gleich, welche Zeitmanagement-Methode Sie anwenden, ohne Pausen riskieren Sie schnell Überlastung. Unser Körper ebenso wie unser Geist brauchen regelmäßig eine Auszeit. Forscher empfehlen z.B., in 90-Minuten-Blöcken zu arbeiten. Möglich wäre außerdem die “Pomodoro-Technik”.

Zeitmanagement und Struktur machen uns produktiver, aber auch gesünder

Wer seine Zeit strukturiert nutzt, kann seine Produktivität steigern. Gleichzeitig helfen uns Rituale und Zeitmanagement-Methoden dabei, resilienter zu werden und somit dank weniger Stress gesünder zu leben.

Unser internes Learning & Development Team unterstützt unsere Mitarbeiter*innen gerne dabei, ihr Zeitmanagement zu verbessern.