Zeitmanagement: So können Sie Ihren Arbeitstag strukturieren

Kennen auch Sie den typischen Arbeitstag vieler Beschäftigten? Auf der Liste, imaginär, digital oder auf Papier, stehen alle anstehende Aufgaben, die Sie erledigen wollen. 

Doch letztlich schieben Sie diese immer wieder weiter. In der Folge sind Sie unzufrieden, gestresst und weniger motiviert. Dabei lässt sich mit ein wenig Zeitmanagement und mehr Struktur im Alltag sehr einfach Abhilfe. Wir helfen Ihnen beim Zeitmanagement und geben Ihnen Tipps, um strukturierter und organisiert zu arbeiten. 

Zeitmanagement mit Tagesstruktur - Warum ist das sinnvoll?

Jeder Tag hat immer nur 24 Stunden. Das ist eine Tatsache, an der Sie und niemand etwas ändern kann. Deshalb ist es schon einmal sinnvoll, diese Zeit effektiv zu nutzen. Wenn Sie Ihren Tag strukturieren, schaffen Sie eine wichtige Grundlage dafür.

Warum sie noch sinnvoll ist:

• Sie arbeiten produktiver und erfüllter.
• Sie erreichen Ihre Ziele effizienter.
• Sie können Ihre Freizeit besser genießen.
• Sie senken Ihr Stresslevel.
• Sie betreiben wichtige Selbstfürsorge. 
• Sie behalten die Kontrolle über Ihr Leben und haben so mehr Freiheit.
• Sie werden zufriedener und damit selbstbestimmter und selbstbewusster.

Ein strukturierter Arbeitstag mit durchdachtem Zeitmanagement hilft Ihnen letztlich präventiv. Struktur im privaten und beruflichen Alltag kann übrigens auch der Psyche Entlastung verleihen.

Vor allem für Menschen, die an Depressionen oder anderen psychischen Erkrankungen leiden, ist es wichtig, ihren Alltag zu strukturieren.

Wo stehe ich und wo will ich hin?

Wir brauchen alle Motivation, um erfolgreich zu arbeiten. Für manche ist es das monatliche Gehalt, für andere die Aussicht auf eine Beförderung. Wiederum andere motiviert der Ausblick auf den Urlaub oder die Zeit mit der Familie.

Damit Sie Ihren Zielen näher kommen, müssen Sie Ihren Arbeitstag strukturieren. Sie sollten aber zunächst genau ermitteln, wo Sie stehen und wohin Sie wollen.

Die Beantwortung folgender Checkliste kann Ihnen dabei helfen:

• Wo stehe ich aktuell?
• Was will ich in meinem Beruf erreichen?
• Was will ich in meinem Leben erreichen?
• Welche Ziele habe ich mit meiner Familie/meiner Partnerin/meinem Partner?
• Welche Ziele habe ich für meine Freizeit? (Hobbys etc.)
• Wofür stehe ich ein?
• Wo liegen meine Stärken und wo meine Schwächen?

Zusätzlich können Sie das 10-10-10-Modell anwenden. Sie fragen sich dabei Folgendes:

• Welche Folgen hat meine Entscheidung in 10 Tagen?
• Welche Folgen ergeben sich in 10 Monaten?
• Welche Folgen in 10 Jahren?

Ein Beispiel: 

Mit einem Studium neben dem Beruf kann ich in zehn Tagen noch nichts anfangen. Aber in 10 Monaten werde ich die ersten Prüfungen absolvieren. Und in 10 Jahren einen besser vergüteten Job haben.

Diese Fragen helfen Ihnen dabei, eine grobe Struktur für Ihre zukünftigen Handlungen zu schaffen. Für das Zeitmanagement gehen Sie am besten kleinschrittig vor. 

Prioritäten setzen

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, welche Aufgaben Sie strukturieren und in einer Woche erledigen wollen. Danach überlegen Sie, was Sie am Ende eines Tages erreicht haben wollen.

Eine mögliche Methode dafür ist die klassische To-Do-Liste. Hierauf werden alle Tasks für die Woche notiert und danach auf die Wochentage verteilt. Es gibt auch passende Apps für To-Do-Listen.

Praktisch ist z.B. Todoist. Dabei handelt es sich um eine digitale To-Do-Liste, die sich in bestehende Kalender integrieren lässt. 

Wer ohnehin schon die Office-Suite von Microsoft im Unternehmen einsetzt, kann Microsoft To Do verwenden. 

Darüber hinaus gibt es viele weitere To-Do-Listen-Tools für einen stressfreien Arbeitstag. Diese sind häufig ähnlich in ihrem Funktionsumfang. 

Die meisten Firmen bieten eine kostenlose Testphase an. Hier empfiehlt es sich, einfach verschiedene Tools auszuprobieren. Nutzen Sie das, was am besten zu den eigenen Anforderungen passt.

Nachteil der Methode: Sie müssen sich und Ihre Kapazitäten realistisch einschätzen können. Sonst kann schnell Frust entstehen. 

Vorteil der Methode: Sie lässt sich sehr einfach und schnell umsetzen, kann außerdem schnell angepasst und ergänzt werden.

Um To-Dos zu priorisieren, hilft die sogenannte „Eisenhower-Methode“. 

Sie geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück.

Mit der sogenannten „Eisenhower-Matrix“ werden Aufgaben anhand von vier Kategorien klassifiziert. Die Matrix teilt sich auf in „wichtig“, „unwichtig“ sowie auf der anderen Achse in „dringend“ und „nicht dringend“. Es wird also lediglich nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden.

Legen Sie dafür für jede Aufgabe eine Tabelle an, die so aussehen kann:

Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind, rücken in der Priorität ganz nach hinten. Eilige, aber unwichtige Aufgaben können an andere übertragen werden. Wichtige, aber nicht eilige Aufgaben sollten Sie sich bereits in Ihren Kalender eintragen. Fangen Sie dann mit den eiligsten und wichtigsten Aufgaben an.

Sie können die Matrix auch direkt auf neue Aufgaben anwenden. Sie können z.B. verschiedene Ablagefächer, digital oder haptisch, anlegen, in welchen Sie die Aufgaben ablegen.

ALPEN-Methode für die Tagesplanung

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, die es ermöglicht, anfallende Aufgaben für einen Tag zu priorisieren. Es bietet sich an, diese Methode immer am Vorabend des nächsten Arbeitstags anzuwenden. 

ALPEN steht für:

• Aufgaben aufschreiben: Schreiben Sie hier alles auf, was am nächsten Tag zu erledigen ist. Das können Meetings, Vorstellungen ebenso wie Anrufe sein. Auf die To-Do-Liste können auch Aufgaben vom Vortag kommen, die Sie nicht mehr erledigen konnten.
• Länge schätzen: Schätzen Sie anschließend die zur Verfügung stehende Zeit ein, die Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen
• Pufferzeit einplanen: Planen Sie bis zu 40 Prozent Ihres Arbeitstags mit Pausen ein. So können Sie Ihre Ressourcen zwischendurch wieder aufladen und Sie sind produktiver. Zu den Pausen gehört Kaffeetrinken ebenso wie ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft.
• Entscheidungen treffen: Hier können Sie z.B. das Eisenhower-Prinzip anwenden und Ihre Tagesaufgaben priorisieren. 
• Nachkontrolle: Prüfen Sie am Abend, welche Aufgaben Sie erledigt haben. Schieben Sie unerledigte auf den nächsten Tag, sofern diese noch aktuell sind. Streichen Sie die erledigten auf Ihrer Liste ab.

Wie strukturiere ich meinen Alltag zusätzlich?

Es gibt neben effektiven Zeitmanagement-Methoden noch weitere praktische Tipps für einen stressfreien Arbeitstag. So können Sie Schritt für Schritt Ihren Arbeitstag strukturieren und Struktur in den Tag bringen.

• Konsequenzen einplanen: Überlegen Sie immer nach einem „Plan B“, wenn eine Sache nicht zutrifft. Schaffen Sie es z.B. nicht mehr heute noch joggen zu gehen. Dann sollten Sie mindestens an einem anderen Tag wieder Jogging auf dem Plan stehen haben. Mit Ihren Projekten können Sie ebenso verfahren. So schaffen Sie sich einen Puffer. Gleichzeitig reduzieren Sie so Stress, sollte eine Aufgabe nicht fristgemäß erledigt worden sein.

• Bereiten Sie Ihren Tag vor: Für einen leichteren Arbeitsalltag mit Zeitpuffern können Sie sich das Essen fürs Büro bereits am Vortag zubereiten. Und legen Sie sich am besten schon alles zurecht, was Sie am nächsten Tag benötigen. Es kann sich auch lohnen, schon am Vorabend zu bügeln.
• Schaffen Sie Routinen: Routinen helfen uns dabei, Dinge ohne langes Überlegen zu tun. Es wird Ihnen leichter fallen, den Zeitplan einzuhalten, wenn Ihre Routine 3x wöchentlich Laufen vorsieht.
  Routinen können Sie auch am Arbeitsplatz einsetzen.
  Reservieren Sie sich beispielsweise eine bestimmte Zeit für das Lesen und Beantworten von E-Mails. Der Vorteil von Routinen: Sie werden mit der Zeit immer schneller darin.
  
  
• Planen Sie immer mit Pausen: 
  Ganz gleich, welche Zeitmanagement-Methode Sie anwenden, ohne Pausen riskieren Sie schnell Überlastung. Unser Körper ebenso wie unser Geist brauchen regelmäßig eine Auszeit.
  Auch wenn Sie nur ein paar Minuten haben, hilft es einen kühlen Kopf zu bewahren. Forscher empfehlen z.B., in 90-Minuten-Blöcken strukturiert zu arbeiten. Möglich wäre außerdem die “Pomodoro-Technik”.

Zeitmanagement und Struktur machen uns produktiver, aber auch gesünder. Wer seine Zeit strukturiert, kann seine Produktivität steigern.

Rituale und Zeitmanagement-Methoden helfen uns, resilienter zu werden und so mit weniger Stress gesünder zu leben. 

Erfahren Sie hier wie Sie die Resilienz von Mitarbeitenden und Unternehmen gestärkt werden kann. 

Unser internes Learning & Development Team unterstützt unsere Mitarbeitenden gerne rund um das Thema Zeitmanagement.