Mitarbeitergespräche führen - darauf kommt es an

Frau und Mann sitzen sich gegenüber und befinden sich in einem Mitarbeitergespräch.

Mitarbeitergespräche sind wichtig. Zum einen damit Führungskräfte den Draht zu den Mitarbeitenden halten. Und zum anderen wichtige Ziele und Wünsche besprechen können. Wir geben Ihnen für Ihr Mitarbeitergespräch Tipps.

Wichtig sind diese Gespräche auch, um mögliche Konflikte zu lösen oder diesen vorzubeugen. Wir geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie Mitarbeitergespräche führen können. 

Das folgende Factsheet  zeigt Ihnen eine Übersicht zu den wichtigsten Tipps, um erfolgreich Mitarbeitergespräche führen:

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Vorbereitung des Mitarbeitergespräches

Um erfolgreich mit Ihren Mitarbeitenden Gespräche zu führen, ist eine gründliche Vorbereitung erforderlich. Damit vermeiden, dass das Gespräch zeitlich ausufert. Aber auch, dass Sie während der vereinbarten Zeit nicht das Ziel des Gespräches verlieren. Durch Vorbereitung erhöhen Sie außerdem die Chance, dass beide Seiten ein für sie gutes Ergebnis erzielen. 

Einladung Mitarbeitergespräch - Wie wird am besten eingeladen?

Abhängig von der Kultur des Unternehmens können Sie Ihre Beschäftigten schriftlich oder direkt mündlich zum Mitarbeitergespräch einladen. Legen Sie z.B. auch hier fest, in welchem Turnus die Gespräche stattfinden sollten. In der Regel wird für Zwischenfeedbacks mündlich, für Gespräche über Ziele und Beurteilungen schriftlich mit Terminvorschlägen eingeladen. 

Wo soll das Mitarbeitergespräch stattfinden?

Typischerweise finden Mitarbeitergespräch im Büro oder am Arbeitsbereich der oder des Vorgesetzten statt. So besteht dann aber die Gefahr, dass Führungskräfte an ihrem Schreibtisch schnell dominanter wirken können. Das kann sich negativ auf das Gespräch auswirken.

Empfehlenswert ist ein eher „neutraler“ Besprechungsraum, z.B. ein Konferenzraum im Unternehmen. Für eine vertraute Basis ist auch das Büro des Mitarbeitenden eine Möglichkeit. So schaffen Sie eine Atmosphäre für ein Gespräch auf Augenhöhe und mehr Vertrauen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Wenn Ihre Mitarbeitenden gerade in einem großen Projekt involviert sind, ist der Zeitpunkt für ein Mitarbeitergespräch eher ungünstig.

Prüfen Sie deshalb Ihren und den Terminkalender Ihres Gegenübers, wann der Kopf frei sein könnte für ein Gespräch. Aber auch wann keine anderen Termine anstehen, sodass Ihr*e Angestellte*r nicht das eingeplante Mitarbeitergespräch ablehnen muss. 

Was sind meine Ziele?

Ein Mitarbeitergespräch ist keine „Plauderei“ zwischendurch. Letztlich dient es dazu, zu schauen, welche Ziele erreicht wurden und neue zu vereinbaren. Legen Sie sich deshalb im Vorfeld fest, welche Ziele im Mitarbeitergespräch Sie mit dem Gespräch verbinden. Überlegen Sie auch welches Ziel Ihr Gegenüber möglicherweise hat. 

Empfehlenswert ist es an dieser Stelle immer, mit Minimal- und Maximalzielen zu arbeiten. So haben Sie eine Spannweite für die erreichten Ziele. Sinnvoll ist auch das Aufstellen von möglichen alternativen Zielen. Dadurch kann es auch bei Nichterreichen des eigentlichen Ziels noch zu einem erfolgreichen Abschluss kommen. 

Checkliste für Gesprächsinhalte
  • Was ist das Thema unseres Gesprächs?
  • Weiß ich ausreichend über die besprochenen Themen Bescheid? Benötige ich noch zusätzliche Infos?
  • Welche Themen möchte ich ansprechen?
  • Was sind meine Haupt- und Nebenziele? Was sind mögliche alternative Ziele?
  • Wie möchte ich argumentieren, um meine Ziele zu erreichen?
  • Welche Einwände könnte mein Gegenüber anbringen?
Checkliste als Vorbereitung und Tipps für Mitarbeitenden
  • Wer ist mein Gegenüber? Kenne ich die Person bereits?
  • Wie bin ich meiner Gesprächspartnerin/meinem Gesprächspartner gegenüber eingestellt? Welche Erfahrungen habe ich mit ihr/ihm bisher gemacht? Muss ich z.B. über bestimmte Vorurteile oder mögliche Antipathie reflektieren?
  • Kenne ich die persönliche Situation meines Gegenübers?
  • Welche Ziele hat meine Mitarbeiterin/mein Mitarbeiter? Welche Motivation bringt er oder sie für das Erreichen der Ziele mit?
  • Bei welchen Punkten wird er oder sie zustimmen/ablehnen?
  • Ist mein Gegenüber eher emotional/schüchtern/impulsiv etc.

Das folgende Factsheet  zeigt Ihnen eine Übersicht zu den wichtigsten Tipps, um erfolgreich Mitarbeitergespräche führen:

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Sie sind neu in Ihrer Rolle als Führungskraft und führen Ihre ersten Mitarbeitergespräche? 

Erfahren Sie hier 5 Tipps für ein gelungenen Rollenwechsel vom Kollegen zum Vorgesetzten.

Tipps für die Strukturierung eines Mitarbeitergesprächs

Der Einstieg:
  • Danken Sie Ihrem Mitarbeiter/Ihrer Mitarbeiterin, dass sie oder er sich für das Gespräch Zeit genommen hat.
  • Seien Sie höflich und freundlich, unabhängig vom Zweck des Gesprächs.
  • Nehmen Sie gemeinsam an einem Tisch Platz.
  • Eröffnen Sie das Gespräch, um für ein offenes Gesprächsklima zu sorgen.
Der Austausch:
  • Erläutern Sie den Anlass des Gesprächs und die damit verbundenen Ziele. Geben Sie den Zeitrahmen vor und führen Sie die einzelnen Schritte des Gesprächs auf.
  • Bitten Sie Ihr Gegenüber, zuerst seine oder Ihre Sichtweise zu präsentieren. Unterbrechen Sie nicht.
  • Fragen Sie dann nach, falls Sie einzelne Aspekte nicht verstanden haben.
  • Stellen Sie nun Ihre Sichtweise dar und gehen Sie dabei auf das Statement Ihres Gegenübers ein. Sie können dabei gleicher Meinung sein, Aspekte ablehnen oder korrigieren.
  • Geben Sie Ihrem Gegenüber dann die Chance, seine ersten Gefühle zu Ihren Ausführungen zu äußern. Akzeptieren Sie, dass das Gespräch an dieser Stelle auch emotional sein darf. Kommentieren Sie diese Äußerungen nicht und leiten Sie dann am besten zum Kern des Gesprächs über.
Der Hauptteil:
  • Versuchen Sie jetzt, gemeinsam mit Ihrer Mitarbeiterin/Ihrem Mitarbeiter die Unterschiede Ihrer Haltungen zu erkennen. Suchen Sie nach möglichen Ursachen.
  • Suchen Sie gemeinsam nach möglichen Schritten zur Lösung Ihrer Differenzen bzw. nach Lösungen, die Sie beide akzeptieren können.
  • Seien Sie weiterhin offen für die Denkweise Ihres Gegenübers und versuchen Sie, empathisch zu bleiben.
  • Bringen Sie aber auch Ihre eigene Meinung klar und direkt zum Ausdruck. Hier sollten Sie lange Ausschweifungen vermeiden.
  • Bieten Sie gleichzeitig, mögliche Flexibilität an, um auf neue Aspekte im Gespräch eingehen zu können.
Der Abschluss:
  • Fassen Sie zum Schluss das Gespräch zusammen und verweisen Sie auf Erreichtes.
  • Treffen Sie Vereinbarungen mit Ihrem Gegenüber und halten Sie diese am besten schriftlich fest. Fixieren Sie dabei auch Zuständigkeiten und Deadlines.
  • Werten Sie gemeinsam das Gespräch aus, indem noch einmal die gefundenen Kompromisse und Lösungen aufgeführt werden.
  • Halten Sie für sich selbst fest, welche Erkenntnisse Sie aus dem Gespräch haben. Was wollen Sie künftig in Mitarbeitergesprächen beachten? 
  • Vergleichen Sie Ihr Bild, das Sie von Ihrem Gegenüber vor dem Gespräch hatten mit dem jetzigen Resultat. Müssen Sie Ihre vorherige Meinung revidieren? Wurden Sie bestätigt?
  • Reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten: Haben Sie sich so verhalten, wie Sie wollten? Gab es schwierige Momente? Was würden Sie das nächste Mal besser machen wollen?

Fazit: Mitarbeitergespräche haben großes Potenzial

Mitarbeitergespräche können bei unzureichender Planung schnell zu einem für beide Seiten unangenehmen Pflichttermin verkommen. Damit jedoch Mitarbeitende und Führungskräfte von dem Gespräch profitieren können, hilft ein wenig Planung und Struktur für die wichtigsten Punkte weiter. Ebenso sollten Führungskräfte bereit zur Selbstreflexion sein. So schaffen Sie beste Voraussetzungen für eine wertschätzende und respektvolle Kultur im Unternehmen und können Mitarbeitende bei ihrer beruflichen Entwicklung optimal unterstützen.

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