Mitarbeitergespräche führen - darauf kommt es an

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Mitarbeitergespräche sind wichtig, damit Führungskräfte zum einen den Draht zu den Mitarbeitenden halten und zum anderen wichtige Ziele und Wünsche besprechen können. Wichtig sind diese Gespräche auch, um mögliche Konflikte zu lösen oder diesen vorzubeugen. Wir geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie Mitarbeitergespräche führen können. 

 

Die Vorbereitung

Erfolgreiche Mitarbeitergespräche erfordern gründlicher Vorbereitung. Damit vermeiden Sie z.B., dass das Gespräch zeitlich ausufert oder dass Sie während der vereinbarten Zeit nicht die gesteckten Gesprächsziele erreichen. Durch das Vorbereiten des Gesprächs erhöhen Sie außerdem die Chance, dass beide Seiten ein für sie gutes Ergebnis erzielen. 

Wie wird eingeladen? 

Abhängig von Ihrer Unternehmenskultur können Sie Ihre Beschäftigten schriftlich oder direkt mündlich zum Mitarbeitergespräch einladen. Legen Sie z.B. auch hier fest, in welchem Turnus die Gespräche stattfinden sollten. In der Regel wird für Zwischenfeedbacks mündlich, für Beurteilungsgespräche oder Gespräche über Zielvereinbarungen schriftlich mit Terminvorschlägen eingeladen. 

Wo soll das Mitarbeitergespräch stattfinden?

Typischerweise finden Mitarbeitergespräch im Büro oder am Arbeitsbereich der oder des Vorgesetzten statt. Allerdings besteht dann häufig die Gefahr, dass Führungskräfte an ihrem Schreibtisch schnell dominanter wirken können, was sich negativ auf das Gespräch auswirken kann.

Empfehlenswert ist ein eher „neutraler“ Besprechungsraum, z.B. ein Konferenzraum im Unternehmen. Um eine vertrauensvollere Basis zu schaffen, bietet sich für das Gespräch auch das Büro des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin an. So schaffen Sie eine Atmosphäre für ein Gespräch auf Augenhöhe und mehr Vertrauen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Wenn Sie wissen, dass Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter gerade in einem großen Projekt involviert ist, wäre dann z.B. ein schlechter Zeitpunkt für ein Mitarbeitergespräch. Prüfen Sie deshalb Ihren und den Terminkalender Ihres Gegenübers, wann der Kopf frei sein könnte für ein Gespräch.

Was sind meine Ziele?

Ein Mitarbeitergespräch ist keine „Plauderei“ zwischendurch. Letztlich dient es dazu, bestimmte Ziele zu erreichen oder zu vereinbaren. Legen Sie sich deshalb im Vorfeld fest, welches Ziel Sie mit dem Gespräch verbinden und welches Ziel Ihr Gegenüber möglicherweise hat. 

Empfehlenswert ist es an dieser Stelle immer, mit Minimal- und Maximalzielen zu arbeiten, um eine Spannweite für die erreichten Ziele zu haben. Sinnvoll ist auch das Aufstellen von möglichen Alternativzielen. So stellen Sie sicher, dass das Gespräch auch beim Nichterreichen des eigentlichen Ziels noch zu einem erfolgreichen Abschluss geführt werden kann.

Checkliste für Gesprächsinhalte
  • Was ist das Thema unseres Gesprächs?
  • Weiß ich ausreichend über die besprochenen Themen Bescheid? Benötige ich noch zusätzliche Informationen?
  • Welche Themen möchte ich ansprechen?
  • Was sind meine Haupt- und Nebenziele? Was sind mögliche Alternativziele?
  • Wie möchte ich argumentieren, um meine Ziele zu erreichen?
  • Welche Einwände könnte mein Gegenüber anbringen?

Checkliste als Vorbereitung auf die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter
  • Wer ist mein Gegenüber? Kenne ich die Person bereits?
  • Wie bin ich meiner Gesprächspartnerin/meinem Gesprächspartner gegenüber eingestellt? Welche Erfahrungen habe ich mit ihr/ihm bisher gemacht? Muss ich z.B. über bestimmte Vorurteile oder mögliche Antipathie reflektieren?
  • Kenne ich die persönliche Situation meines Gegenübers?
  • Welche Ziele hat meine Mitarbeiterin/mein Mitarbeiter und welche Motivation bringt er oder sie für das Erreichen der Ziele mit?
  • Bei welchen Punkten wird er oder sie zustimmen/ablehnen?
  • Ist mein Gegenüber eher emotional/schüchtern/impulsiv etc.

Tipps für die Strukturierung eines Mitarbeitergesprächs

Der Einstieg:
  • Danken Sie Ihrem Mitarbeiter/Ihrer Mitarbeiterin, dass sie oder er sich für das Gespräch Zeit genommen hat.
  • Seien Sie höflich und freundlich, unabhängig vom Zweck des Gesprächs.
  • Nehmen Sie gemeinsam an einem Tisch Platz.
  • Eröffnen Sie das Gespräch, um für ein offenes Gesprächsklima zu sorgen.
Der Austausch:
  1. Erläutern Sie den Anlass des Gesprächs und die damit verbundenen Ziele. Geben Sie den Zeitrahmen vor und führen Sie die einzelnen Schritte des Gesprächs auf.
  2. Bitten Sie Ihr Gegenüber, zuerst seine oder Ihre Sichtweise zu präsentieren. Unterbrechen Sie nicht.
  3. Fragen Sie dann nach, falls Sie einzelne Aspekte nicht verstanden haben.
  4. Stellen Sie nun Ihre Sichtweise dar und gehen Sie dabei auf das Statement Ihres Gegenübers ein. Sie können dabei gleicher Meinung sein, Aspekte ablehnen oder korrigieren.
  5. Geben Sie Ihrem Gegenüber dann die Chance, seine ersten Gefühle zu Ihren Ausführungen zu äußern. Akzeptieren Sie, dass das Gespräch an dieser Stelle auch emotional sein darf. Kommentieren Sie diese Äußerungen nicht und leiten Sie dann am besten zum Kern des Gesprächs über.

Der Hauptteil:
  • Versuchen Sie jetzt, gemeinsam mit Ihrer Mitarbeiterin/Ihrem Mitarbeiter die Unterschiede Ihrer Haltungen herauszuarbeiten und suchen Sie nach möglichen Ursachen.
  • Suchen Sie gemeinsam nach möglichen Schritten zur Lösung Ihrer Differenzen bzw. nach Lösungen, die Sie beide akzeptieren können.
  • Seien Sie weiterhin offen für die Denkweise Ihres Gegenübers und versuchen Sie, empathisch zu bleiben.
  • Bringen Sie aber auch Ihre eigene Meinung klar und direkt zum Ausdruck. Hier sollten Sie lange Ausschweifungen vermeiden.
  • Bieten Sie gleichzeitig, mögliche Flexibilität an, um auf neue Aspekte im Gespräch eingehen zu können.

Der Abschluss:
  • Fassen Sie zum Schluss das Gespräch zusammen und verweisen Sie auf Erreichtes.
  • Treffen Sie Vereinbarungen mit Ihrem Gegenüber und halten Sie diese am besten schriftlich fest. Fixieren Sie dabei auch die Verantwortungsbereiche und Deadlines.
  • Werten Sie gemeinsam das Gespräch aus, indem noch einmal die gefundenen Kompromisse und Lösungen aufgeführt werden.
  • Halten Sie für sich selbst fest, welche Erkenntnisse Sie aus dem Gespräch gezogen haben und was Sie künftig in Mitarbeitergesprächen beachten wollen. 
  • Vergleichen Sie Ihr Bild, das Sie von Ihrem Gegenüber vor dem Gespräch hatten mit dem jetzigen Resultat. Müssen Sie Ihre vorherige Meinung revidieren? Wurden Sie bestätigt?
  • Reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten: Haben Sie sich so verhalten, wie Sie wollten? Gab es schwierige Momente? Was würden Sie das nächste Mal besser machen wollen?

Fazit: Mitarbeitergespräche haben großes Potenzial

Mitarbeitergespräche können bei unzureichender Planung schnell zu einem für beide Seiten unangenehmen Pflichttermin verkommen. Damit jedoch Mitarbeitende und Führungskräfte von dem Gespräch profitieren können, hilft ein wenig Planung und Struktur weiter. Ebenso sollten Führungskräfte bereit zur Selbstreflexion sein. So schaffen Sie beste Voraussetzungen für eine wertschätzende und respektvolle Unternehmenskultur.

Die folgende Infografik zeigt Ihnen eine Übersicht zu den wichtigsten Tipps, um erfolgreich Mitarbeitergespräche führen:

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